Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Keski-Pohjanmaan korkeakouluyhdistys ry
Keski-Pohjanmaan kesäyliopisto

Tietosuojaseloste (sisäiset tiedot)

1. Rekisterin pitäjä

Keski-Pohjanmaan kesäyliopisto

Käyntiosoite ja postiosoite:
Talonpojankatu 2 B
67100 Kokkola

Puh:040 680 2559

kpkesayliopisto@kpkesayliopisto.fi

2. Tietosuojavastaava

Kaija Kähäri-Wiik
Talonpojankatu 2 B
67100 Kokkola
Puh: 0400 291 018

kaija.kahari-wiik@kpkesayliopisto.fi

3. Rekisterin nimi

Henkilötiedot Keski-Pohjanmaan kesäyliopistossa
Henkilöstöhallinto

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöhallinto
– Työsuhteisiin liittyvien tietojen hallinta

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilöstöhallinto
– Nimi, osoite, s-posti, puhelinnumero, henkilötunnus, tilinumero, sukupuoli, äidinkieli, työkokemus, koulutustiedot, henkilönumero sekä muut työsuhteeseen olennaisesti liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöstöhallinto
– Henkilöstöltä itseltään työsopimusta tehdessä ja työsuhteen aikana tietojen muuttuessa, työnantajan edustajilta liittyen työsuhteen muutoksiin ja hallintaan liittyen

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstöhallinto

• OP-vakuutus Oy tapaturmatilanteissa
• Työplus työterveyshuollon toteuttamiseen
• Ilmarinen eläkeasioihin liittyen
• Ammattiyhdistys jäsenmaksut: JYTY, Tieteentekijöidenliitto, Sajo ry
• Verohallinto kaikki palkanmaksuun liittyvät tiedot
• KELA sairauspäivärahat
• Visma Nova palkanlaskenta- ja kirjanpito-ohjelmisto
• HelleWi, kurssinhallintaohjelma

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on kontrolloitua avainhallinnan kautta. Arkaluonteista tietoa sisältävät materiaalit säilytetään lukituissa kaapeissa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot:
ATK:lle tallennettu aineisto on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoja pääsevät katsomaan vain henkilöt joilla siihen on oikeus.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (henkilötietolain 26 §). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastus toteutetaan kohtuullisessa ajassa. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (ks. kohta 2) kirjallisesti ja henkilökohtaisesti osoitteeseen: Talonpojankatu 2 B, 67100 Kokkola

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevat virheelliset tiedot korjataan henkilön antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella. Ilmoituspyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (ks. kohta 2) kirjallisesti ja henkilökohtaisesti osoitteeseen: Talonpojankatu 2 B, 67100 Kokkola

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä

• Oikeus saada tieto omista tallennetuista tiedoista
• Oikeus tietojen oikaisuun
• Oikeus saada tieto tietosuoja loukkauksista
• Oikeus siirtää tietoja toiseen yhteisöön (huomioiden järjestelmien mahdollisuudet)
• Oikeus tulla unohdetuksi
• Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista

13. Rekisterin hyväksyntä

Tämä on hyväksytty Keski-Pohjanmaan kesäyliopiston hallituksen kokouksessa Kokkolassa 29.5.2018.

 

Tietosuojaseloste (ulkoiset tiedot)

1. Rekisterin pitäjä

Keski-Pohjanmaan kesäyliopisto

Käyntiosoite ja postiosoite:
Talonpojankatu 2 B
67100 Kokkola

Puh:040 680 2559

kpkesayliopisto@kpkesayliopisto.fi

2. Tietosuojavastaava

Kaija Kähäri-Wiik
Talonpojankatu 2 B
67100 Kokkola
Puh: 0400 291 018

kaija.kahari-wiik@kpkesayliopisto.fi

3. Rekisterin nimi

Henkilötiedot Keski-Pohjanmaan kesäyliopistossa (ulkoinen)
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan kaikki ne Keski-Pohjanmaan kesäyliopiston prosessit, joissa henkilötietoja käsitellään.

1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat
2. Yritysasiakkaat
3. Opiskelijahallinta
4. Markkinointi
5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt
6. Alihankinta- ja ostopalvelut
7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja säilytetään lain määräämään minimiajan mukaisesti ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat
   – koulutuksiin liittyvä tiedotus ja muu viestintä sekä laskutus ja mahdollinen opiskelun edellytysten arviointi

2. Yritysasiakkaat
   – myyntiin ja asiakas- sekä sidosryhmätyöhön liittyvien tietojen hallinta

3. Opiskelijahallinta
   – koulutuksiin tulleiden henkilöiden koulutuksen toteutukseen liittyvien tietojen hallinta

4. Markkinointi
   – markkinointiin liittyvien tietojen hallinta

5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt
   – kesäyliopiston hallituksen ja valtuuskunnan toimintaan liittyvien tietojen hallinta

6. Alihankinta- ja ostopalvelut
   – alihankinta ja toteutettavien palvelujen ja ostopalveluina tehtävien toimiin liittyvien tietojen hallinta

7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat
   – työnhakijoiden ja  harjoittelupaikkojen hakijoiden tietojen hallinta

5. Rekisterin tietosisältö

Yhteisöjen perustiedoilla tarkoitetaan ei henkilöihin sidottuja yleisiä tietoja.

1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat

– Nimi, osoite, s-posti, hetu, puhelinnumero, kotikunta, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, koulutustaso, ammattiala sekä koulutuksen maksajan tiedot, työtilanne ja työtehtävä sekä työhön sekä opiskeluun liittyviä tietoja tapauskohtaisesti

2. Yritysasiakkaat
   – yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot

3. Opiskelijahallinta
   – Koulutuksen hakeutumisen yhteydessä ilmoitetut tiedot, opiskelun etenemisen seurantaan ja suorituksiin liittyvät tiedot.

4. Markkinointi
   – Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden nimet ja s-posti

5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt
   – Hallituksen ja valtuuskunnan jäsenten nimi, puhelinnumero, osoite, s-posti, hetu ja tilinumero

6. Alihankinta- ja ostopalvelut
   – Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden nimi, s-posti, puhelinnumero sekä alihankintaan- ja ostopalveluun liittyvät tiedot

7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat
   – Nimi, osoite, s-posti, puhelinnumero, syntymäaika, äidinkieli, työkokemus, koulutustiedot sekä muut ko. työpaikkaan olennaisesti liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat
– Hakeutuvat henkilöt itse ilmoittavat kysytyt tiedot ilmoittautuessaan tai hakeutuessaan koulutukseen

2. Yritysasiakkaat
   – Asiakkailta itseltään, yhteydenpidossa syntyneet dokumentit ja muistiinpanot keskusteluista ja puheluista

3. Opiskelijahallinta
   – Opiskelijoilta itseltään hakeutumisvaiheessa, opettajilta opintojen etenemiseen, muut opiskeluun liittyvät tiedot koulutussihteereiltä

4. Markkinointi
   – Yritysten ja yhteisöjen verkkosivuilta, s-posti ja asiakasrekisteri

5. Kesäyliopiston luottamushenkilöt
   – Henkilöiltä itseltään heidän suostuessaan toimintaan

6. Alihankinta- ja ostopalvelut
   – Yhteyshenkilöiltä sopimusten solmimisen ja päivitysten yhteydessä

7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat
   – Hakijoilta itseltään

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstöhallinto

• OP-vakuutus Oy työtapaturmatilanteissa
• Verohallinto kaikki palkanmaksuun liittyvät tiedot
• Visma Nova palkanlaskenta- ja kirjanpito-ohjelmassa
• HelleWi, kurssinhallintaohjelma
• Access –tietokantaohjelma markkinoinnissa

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on kontrolloitua avainhallinnan kautta. Arkaluonteista tietoa sisältävät materiaalit säilytetään lukituissa kaapeissa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot:
ATK:lle tallennettu aineisto on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoja pääsevät katsomaan vain henkilöt joilla siihen on oikeus.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot (henkilötietolain 26 §). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastus toteutetaan kohtuullisessa ajassa. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (ks. kohta 2) kirjallisesti ja henkilökohtaisesti osoitteeseen: Talonpojankatu 2 B, 67100 Kokkola

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevat virheelliset tiedot korjataan henkilön antaman kirjallisen ilmoituksen perusteella. Ilmoituspyyntö osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (ks. kohta 2) kirjallisesti ja henkilökohtaisesti osoitteeseen: Talonpojankatu 2 B, 67100 Kokkola

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

• Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä
• Oikeus saada tieto omista tallennetuista tiedoista
• Oikeus tietojen oikaisuun
• Oikeus saada tieto tietosuoja loukkauksista
• Oikeus siirtää tietoja toiseen yhteisöön (huomioiden järjestelmien mahdollisuudet)
• Oikeus tulla unohdetuksi
• Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista

13. Rekisterin hyväksyntä

Tämä on hyväksytty Keski-Pohjanmaan kesäyliopiston hallituksen kokouksessa Kokkolassa 29.5.2018.